Estrutura

Para cumprir com suas atribuições regimentais, a Uniap possui o seguinte desenho organizacional:

I) Serviço de atendimento

Atendimento postal

É a porta de entrada de cerca de 60% da documentação recebida, o que representa uma média de 24.000 documentos/mês, que chegam à Anvisa por meio da ECT.

Atendimento presencial

Nesta modalidade o usuário é atendido pessoalmente por um funcionário e o protocolo é efetivado no momento do atendimento. Dessa forma, é emitido, de pronto, o comprovante de protocolização, que possibilita a realização imediata de consultas eletrônicas para verificar o encaminhamento do documento.

Levantamento realizado nos dias 13, 14, 17 e 18 de março deste ano identificou que são computados, em média, 129 atendimentos diários, com protocolização de cerca de 450 documentos. O tempo médio de atendimento é de 4min e 15seg e o de espera é de 8min e 45seg. Verificou-se ainda que 52,2% dos atendimentos são realizados no turno vespertino, das 14h às 16h.

O atendimento presencial representa cerca de 30% da documentação recebida pela Unidade.

II) Serviço de triagem documental

Todos os envelopes recebidos no atendimento expresso e entregues pela ECT são encaminhados para o serviço de triagem, a fim de que possa ser feita a identificação do seu conteúdo. Com esse trabalho, é assegurada a classificação de urgência e sigilo das correspondências, bem como a identificação da data de entrada e a separação entre documentos técnicos e administrativos.

III) Serviço de análise administrativa

Esse serviço se aplica aos documentos técnicos, definidos no âmbito da Uniap como aqueles que possuem assuntos sobre os quais incide taxa.

A análise administrativa consiste, portanto, na verificação do correto pagamento da taxa para o assunto peticionado. Caso o interessado não comprove o pagamento conforme legislação pertinente, o pleito é devolvido ao regulado, como estabelece a Ordem de Serviço nº 4, de 5 de dezembro de 2007, prorrogada pela OS nº 1, de 11 de fevereiro de 2008.

IV) Serviço de cadastramento

Para garantir sua rastreabilidade, os documentos cadastrados na Anvisa podem receber até quatro números distintos:

Protocolo

O número de protocolo corresponde à formalização da entrega do documento na Agência. Ele permite ao interessado acompanhar o status do seu pleito.

Número de processo

Trata-se da identificação da petição primária / processo-mãe. Esse número é necessário para vincular posteriores petições que estiverem relacionadas a um processo pré-existente. Exemplo: uma petição secundária que solicite aditamento precisa especificar o número do processo-mãe para que haja a devida vinculação.

Expediente

É o número que garante a rastreabilidade interna do documento.

Número de conhecimento

Este número pode ser: 1) no caso de documentos enviados pelos Correios, o número emitido por essa empresa pública, iniciado sempre por duas letras, seguidas de nove números e dos caracteres BR; 2) no caso de documentos entregues no guichê da Unidade de Atendimento ao Público, o número constante na etiqueta emitida pelo funcionário da Uniap como comprovante de recebimento, cujo padrão é ANVISA + (ano) + seis números + PA.

V) Serviço de distribuição

Refere-se ao trabalho de distribuição de toda documentação protocolizada e analisada no âmbito da Uniap para os diversos departamentos da Anvisa.