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Entradas
A Anvisa possui três “portas de entrada” para os documentos que são encaminhados à instituição:
1 - O atendimento presencial
Disponível de segunda a sexta-feira, das 7h30 às 19h30, esta modalidade oferece ao usuário a possibilidad
e de entregar sua documentação a um funcionário da Uniap, que realiza, no momento do atendimento, a protocolização do documento.
Dessa forma, o usuário já sai da Anvisa com o número de protocolo; o que lhe permite acompanhar, de imediato, o encaminhamento do processo, por meio do site da Agência. 2 - O atendimento postal
Neste caso, o documento chega à Anvisa por meio da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos - ECT.
Análise e cadastramento
A Uniap recebe cerca de 1.300 documentos todos os dias, que são endereçados às mais de 100 unidades organizacionais. Para assegurar sua rastreabilidade, essa documentação precisa ser devidamente cadastrada.
Dessa forma, após entrar na Agência, os documentos percorrem os seguintes caminhos:
1 - Documentos oriundos dos atendimentos postal e expresso
Esses documentos são encaminhados para o setor de triagem, que separa a documentação técnica da administrativa e destaca as que são de caráter urgente e sigiloso .
Técnica da administrativa
Trata-se de uma classificação interna da Uniap que divide as petições que exigem análise de taxa das que não o exigem. As primeiras são definidas como técnicas; as segundas, como administrativas. Ainda que uma taxa seja isenta, ela é encaminhada para análise.
Urgente e sigiloso
A Uniap adota o seguinte tratamento: são consideradas urgentes as documentações oriundas do Poder Judiciário, as faturas, os bilhetes de passagem aérea e as Licenças de Importação (LI), os documentos integrantes de processo licitatório, entre outros; são sigilosas as endereçadas à Procuradoria, à Corregedoria, ao Conselho de Ética e à Assessoria de Segurança Institucional.
Após a triagem, os documentos são cadastrados. No caso da documentação técnica, há análise administrativa . Se houver alguma impropriedade, a documentação é devolvida à empresa para que sejam feitas as devidas correções. Se não houver nenhuma impropriedade, o documento é cadastrado e recebe o número de protocolo, o expediente e o número do processo (este último quando for o caso).
Análise administrativa
Nesse caso, verifica-se se a taxa paga corresponde ao assunto peticionado, se ela não foi previamente utilizada e se ela se encontra dentro dos prazos legalmente previstos (60 dias para protocolização após o pagamento). Além disso, analisa-se se o Formulário de Petição foi devidamente preenchido e se o usuário deu entrada na documentação na instância apropriada (alguns documentos precisam ser protocolizados nas Visas estaduais antes de serem encaminhados à Anvisa e outros passam primeiramente pelas Coordenações de Vigilância Sanitária em Portos, Aeroportos, Fronteiras e Recintos Alfandegados - CVSPAFs).
devolvida
A devolução é feita por meio de um ofício, no qual é externado o motivo que deu causa ao ato, a fim de que a empresa proceda aos ajustes necessários e reencaminhe o documento para a Anvisa.
o número de protocolo, o expediente e o número do processo
O número de protocolo corresponde à formalização da entrega do documento na Agência. Ele permite ao usuário acompanhar o status do seu pleito. O número do processo é a identificação da petição primária / processo-mãe / pedido inicial; ele é necessário para vincular posteriores petições que estiverem relacionadas a um processo pré-existente. Já o expediente é o número que garante a rastreabilidade interna do documento.
Os documentos administrativos, como não precisam de análise, são cadastrados diretamente, recebendo número de protocolo e expediente
2 - Documentos oriundos do atendimento presencial
Neste caso, os documentos já foram previamente protocolizados no ato do atendimento.
Se a documentação for administrativa, o expediente é gerado também no atendimento presencial. Se for técnica, é encaminhada para análise e posterior finalização do cadastramento, com geração do número de expediente e de processo (quando for o caso).
Distribuição
É a entrega dos documentos já cadastrados às mais de 100 unidades organizacionais da Anvisa. Para manter o controle e a rastreabilidade dessa documentação, é preciso que toda sua movimentação seja registrada no sistema Datavisa .
Registrada no sistema Datavisa
Nesse sentido, reforça-se a necessidade de que o técnico, ao receber determinada documentação, não se esqueça de registrar esse ato no sistema. A assinatura da guia de recebimento não substitui a formalização processada no Datavisa.
Há apenas dois casos em que essa distribuição não é registrada no Datavisa: 1) quando o documento é oriundo das Coordenações de Vigilância Sanitária em Portos, Aeroportos, Fronteiras e Recintos Alfandegados (CVSPAFs), pois o documento já vem com expediente; 2) quando o documento é sigiloso e, dessa forma, não pode ser aberto. Ainda assim, para registrar o envio, a Uniap utiliza outro sistema interno: o CDOC (Controle de Documentos).
Veja também:
Orientações de protocolo |
